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Rechtsverbindliche E-Mails

Rechtsverbindliche E-Mails an die Gemeinde Kerken

Die Nutzung von E-Mails im täglichen Geschäftsleben wird immer selbstverständlicher. Die Kommunikation über E-Mail verschafft insbesondere Zeitvorteile auf Seiten des Versenders und des Empfängers. Mit der Gemeindeverwaltung kann bereits seit Jahren elektronisch in Kontakt getreten werden. Alle Mitarbeiter der Verwaltung sind über E-Mail direkt erreichbar.

Neu ist ab sofort die Möglichkeit der elektronische Kommunikation mittels De-Mail, welche die Übermittlung von rechtsverbindlichen E-Mails an eine zentrale E-Mail-Adresse ermöglicht.

Die Übermittlung von De-Mails an die Gemeinde Kerken ist sowohl für den formlosen als auch für den formgebundenen Schriftverkehr über die nachfolgend aufgeführte De-Mail-Adresse möglich:

info@kerken.de-mail.de

Hierfür ist ihrerseits ein DE-Mail-Konto notwendig. Senden Sie eine De-Mail an uns, gehen wir davon aus, dass Sie für diese Angelegenheit auch eine Antwort per De-Mail wünschen.

Rechtsverbindlichkeit ergibt sich dann, wenn durch Gesetz die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift vorgeschrieben ist. Die geforderte Unterschrift wird durch die sogenannte elektronische Signatur ersetzt werden. Die bei der Gemeinde Kerken eingehende elektronische Form entwickelt dabei die gleiche Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform.

Rahmenbedingungen zur elektronischen Kommunikation im Verwaltungsverfahren

Nach den verwaltungsrechtlichen Vorschriften (§ 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen - VwVfG NRW) ist die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation im Verwaltungsverfahren möglich, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Gemäß § 126a BGB gilt entsprechendes im Privatrecht.

Der elektronische Zugang (die Übermittlung elektronischer Dokumente) zur Verwaltung der Gemeinde Kerken für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Bürgerinnen, Bürgern, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts und der Gemeindeverwaltung im Sinne des § 3 a VwVfG NRW ist eröffnet.

Sollten Sie noch nicht die Technik der elektronischen Kommunikation nutzen können, bitten wir Sie - wie bisher -auf die papiergebundene Kommunikation zurückzugreifen.

Sollten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Gemeindeverwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.

Folgende Dateiformate können verarbeitet werden:

Adobe Acrobat bis Version 11 (.pdf)
Rich Text Format (.rtf)
Textdateien im Format ASC II (.txt)
Microsoft Word bis Version 2010 (.docx)
Microsoft Excel bis Version 2010 (.xlsx)
Microsoft Powerpoint bis Version 2010 (.pptx, .ppsx)
Joint Picture Export Group (.jpg oder .jpeg)
Bilddateien im Tagged Image File Format (.tif)

Andere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Gemeindeverwaltung zulässig. Verwenden Sie Dateiformate, die von den vorgenannten abweichen, so kann Ihre eMail nicht bearbeitet werden. Die Liste wird- soweit erforderlich - laufend aktualisiert.

Dateien, die mit einem Kennwort verschlüsselt sind oder solche, die selbst ausführbar sind beziehungsweise ausführbare Bestandteile enthalten (z.B. Dateien mit Dateiendungen .exe und .bat sowie Office-Dateien mit Makros), werden von der Gemeinde Kerken nicht entgegen genommen. Sollte Ihre De-Mail nicht bearbeitet werden können, werden Sie schnellstmöglich entsprechend § 3 a Abs. 3 VwVfG NRW darüber informiert. Dieser Fall kann z. B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.


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Ihr direkter Kontakt.

Patrick Hoffmann


Tel.: 02833 922-170
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